Urlaub bei Langzeiterkrankung: die 15-Monats-Regel verstehen

Krankheit verbraucht keinen Urlaub

Der gesetzliche Urlaubsanspruch setzt grundsätzlich das Bestehen des Arbeitsverhältnisses voraus und hängt nicht davon ab, dass an jedem vorgesehenen Tag tatsächlich gearbeitet wurde. Eine länger dauernde Arbeitsunfähigkeit ist deshalb kein Grund, den gesetzlichen Urlaub einfach auf null zu setzen. Die sonstigen Anspruchsvoraussetzungen, etwa Wartezeit oder Teilurlaub, bleiben gesondert zu prüfen.

Für eine Erkrankung während bereits gewährten Urlaubs enthält § 9 BUrlG eine besondere Regel: Durch ärztliches Zeugnis nachgewiesene Arbeitsunfähigkeitstage werden nicht auf den Jahresurlaub angerechnet. Diese Vorschrift ist von der Frage zu unterscheiden, wann ein über Jahre wegen Krankheit nicht genutzter Anspruch erlischt. Ein Nachweis über Krankheit beantwortet noch nicht sämtliche Fragen zu einem späteren Verfall.

Die allgemeinen Grundlagen erläutert der Ratgeber zum Bundesurlaubsgesetz. Für die Kontoführung empfiehlt sich, genommene Urlaubstage und krankheitsbedingte Abwesenheit nachvollziehbar auseinanderzuhalten. Eine längere Abwesenheit allein ist kein Beleg dafür, dass Erholungsurlaub gewährt und erfüllt wurde.

Woher stammt die Frist von 15 Monaten?

§ 7 Abs. 3 BUrlG geht grundsätzlich davon aus, dass Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen wird, und regelt die Übertragung. Bei krankheitsbedingter Unmöglichkeit der Urlaubsnahme muss die Vorschrift im Licht des Unionsrechts ausgelegt werden. Die gewöhnliche Übertragungsfrist lässt sich deshalb nicht ungeprüft auf eine durchgehende Langzeiterkrankung anwenden.

Der EuGH hat im Urteil vom 22. November 2011, C-214/10, KHS, eine Begrenzung der Ansammlung von Urlaub bei langjähriger Arbeitsunfähigkeit durch einen Übertragungszeitraum von 15 Monaten grundsätzlich zugelassen. Der zugrunde liegende Fall betraf eine tarifliche Regelung. Das Urteil ist ein wichtiger Ausgangspunkt für die deutsche Rechtsprechung; es besagt nicht, dass jeder nicht genommene Urlaub unabhängig von seinen Umständen nach derselben Frist erlischt.

Die Frist wird vom Ende des jeweiligen Urlaubsjahres aus gerechnet. Sie beginnt nicht mit dem ersten Krankheitstag und auch nicht mit dem Ende einer Entgeltfortzahlung. Bei mehreren betroffenen Urlaubsjahren muss deshalb jedes Jahr einzeln betrachtet werden. Ein einziges Datum für den gesamten zusammengezählten Resturlaub kann zu einer falschen Zuordnung führen.

Ganzjährig arbeitsunfähig: der typische Anwendungsfall

Das BAG beschreibt im Urteil vom 20. Dezember 2022, 9 AZR 245/19, Randnummer 43, folgenden Fall: Die Person ist seit Beginn des Urlaubsjahres durchgehend bis zum 31. März des zweiten Folgejahres arbeitsunfähig oder voll erwerbsgemindert. Dann verfällt der gesetzliche Urlaubsanspruch nach Ablauf der 15-Monats-Frist grundsätzlich unabhängig davon, ob der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheiten erfüllt hat.

Der Grund ist die fehlende Möglichkeit, Urlaub tatsächlich zu nehmen. In dieser Konstellation verhindert die durchgehende gesundheitliche Einschränkung die Urlaubsnahme. Ein Hinweis des Arbeitgebers hätte diese Möglichkeit nicht hergestellt. Die Aussage ist eng an den beschriebenen Verlauf gebunden; sie sollte nicht als allgemeine Ausnahme für jede Person verwendet werden, die irgendwann im Jahr erkrankt ist.

Fiktives Beispiel: ein vollständig betroffenes Urlaubsjahr

Eine fiktive Beschäftigte ist bereits vor Beginn des Jahres 2024 arbeitsunfähig und bleibt es ohne Unterbrechung bis einschließlich 31. März 2026. Betrachtet wird allein ihr gesetzlicher Urlaub aus 2024. Der maßgebliche Zeitraum endet grundsätzlich am 31. März 2026: zwölf Monate im Jahr 2025 und drei weitere Monate im Jahr 2026 nach Ende des Urlaubsjahres. Die Rechnung betrifft nicht automatisch Urlaub aus anderen Jahren.

Erst gearbeitet, dann erkrankt: Hinweise bleiben relevant

Anders ist die Ausgangslage, wenn die Person im betreffenden Urlaubsjahr zunächst gearbeitet hat und erst später dauerhaft arbeitsunfähig wurde. Der EuGH hat dies im Urteil vom 22. September 2022 zu den verbundenen Rechtssachen C-518/20 und C-727/20 behandelt. Ein Verfall darf in dieser Konstellation nicht einfach auf den Ablauf eines Übertragungszeitraums gestützt werden, wenn der Arbeitgeber zuvor nicht rechtzeitig zur tatsächlichen Urlaubsnahme befähigt hat.

Das BAG hat diese Vorgaben in 9 AZR 245/19 aufgegriffen. Für das Jahr, in dem vor der Erkrankung noch gearbeitet wurde, hängt das Erlöschen nach 15 Monaten grundsätzlich auch davon ab, ob der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheiten rechtzeitig erfüllt hat. Zu prüfen sind insbesondere die Aufforderung zur Urlaubsnahme und ein verständlicher Hinweis auf den drohenden Verfall.

Die rechtzeitige Mitwirkung ist am konkreten Verlauf zu beurteilen. Aus dem bloßen Fehlen eines Schreibens lässt sich ohne Blick auf den Beginn der Erkrankung und die zuvor vorhandene Handlungsmöglichkeit keine abschließende Aussage zu jedem Fall ableiten. Bei einem sehr frühen oder überraschenden Ausfall sollten die Umstände fachkundig geprüft werden.

Fiktives Beispiel: Erkrankung nach einer Arbeitsphase

Ein fiktiver Mitarbeiter arbeitet zunächst mehrere Monate des Jahres 2024 und erkrankt anschließend dauerhaft. Sein Arbeitgeber hatte ihn zuvor weder konkret zur Urlaubsnahme aufgefordert noch auf einen möglichen Verfall hingewiesen. Für den gesetzlichen Urlaub aus 2024 reicht die Aussage „Am 31. März 2026 sind 15 Monate vergangen“ dann grundsätzlich nicht aus. Die unterlassene Mitwirkung vor der Erkrankung muss in die Prüfung einbezogen werden.

Die allgemeinen Anforderungen erläutern die Artikel zur Hinweispflicht des Arbeitgebers und zum EuGH-Urteil C-684/16 über Urlaubsverfall. Für spätere, vollständig von Arbeitsunfähigkeit geprägte Urlaubsjahre ist anschließend wieder eine eigenständige Prüfung erforderlich.

Rückkehr, Mehrurlaub und Ende des Arbeitsverhältnisses

Endet die Arbeitsunfähigkeit vor dem maßgeblichen Fristende, ist die tatsächliche Möglichkeit zur Urlaubsnahme neu zu beurteilen. Prüfen Sie die verbleibenden Ansprüche und stimmen Sie Urlaubswünsche ab. Eine Wiedergenesung bedeutet weder automatisch sofortigen Verfall noch eine pauschale neue Frist von 15 Monaten. Die konkrete zeitliche Lage und die Arbeitgebermitwirkung bleiben relevant.

Zusätzlicher Urlaub aus einem Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag kann besonderen Regelungen unterliegen. Die hier erläuterten Grundsätze betreffen den gesetzlichen Urlaub. Ob und wie Mehrurlaub abweichend geregelt wurde, lässt sich nur aus dem maßgeblichen Text bestimmen. Den Rahmen behandelt der Ratgeber zu tariflichem Urlaub.

Wenn das Arbeitsverhältnis endet, kommt § 7 Abs. 4 BUrlG in Betracht: Noch bestehender Urlaub, der wegen der Beendigung nicht mehr gewährt werden kann, ist abzugelten. Zuerst ist daher zu klären, welche Ansprüche zu diesem Zeitpunkt noch bestehen. Fragen zu Zahlungsansprüchen und deren Fristen benötigen eine eigene Prüfung; aus der 15-Monats-Regel folgt keine allgemeine Zahlungsfrist.

Eine nachvollziehbare Übersicht für die Personalpraxis

Legen Sie für jedes Urlaubsjahr eine eigene Prüfzeile an. Sinnvolle Angaben sind der ursprüngliche Anspruch, bereits genommene Tage, Beginn und Dauer der Arbeitsunfähigkeit sowie vorhandene Hinweise des Arbeitgebers. Kennzeichnen Sie offen gebliebene Fragen ausdrücklich. Ein errechnetes Fristdatum sollte zunächst ein Prüfpunkt sein und erst nach geklärter Rechtslage zu einer Ausbuchung führen.

Für die gemeinsame Abwesenheitsplanung kann der SL-Urlaubsplaner organisatorisch unterstützen. Die Bewertung, ob ein bestimmter Anspruch trotz Erkrankung noch besteht, muss zuvor anhand der Unterlagen erfolgen. Insbesondere sollte eine allgemeine Jahresübersicht nicht die getrennte Betrachtung der Herkunftsjahre und Anspruchsgrundlagen ersetzen. Weitere Orientierung zur gewöhnlichen Übertragung bietet der Ratgeber zum Resturlaub.