DSGVO ohne AVV: Warum lokale Urlaubsverwaltung vieles vereinfacht

Was ist ein AVV?

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO ist immer dann relevant, wenn ein externer Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet. Genau das ist bei vielen Cloud-Lösungen für Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung der Fall.

Warum Cloud-Urlaubsplanung rechtlich mehr Aufwand erzeugt

• Personaldaten liegen auf Servern eines Drittanbieters
• ein AVV muss abgeschlossen und gepflegt werden
• technische und organisatorische Massnahmen des Anbieters müssen bewertet werden
• bei Drittlandbezug können weitere DSGVO-Prüfungen notwendig werden

Warum lokale Software oft der einfachere Weg ist

Beim SL-Urlaubsplaner verbleiben die Daten auf Ihrem eigenen Windows-Rechner oder im Firmennetzwerk. Es gibt keine externe Cloud-Verarbeitung, keinen ständigen Datentransfer und damit regelmäßig auch keinen Bedarf für einen AVV mit einem Softwareanbieter.

Für wen ist das besonders relevant?

• Arztpraxen und medizinische Einrichtungen
• Kanzleien und Steuerberater
• Pflegedienste und soziale Einrichtungen
• KMU mit hohem Datenschutzanspruch
• öffentliche Verwaltung und sensible interne Teams

Praktischer Vorteil im Alltag

Wer lokal arbeitet, behält die Kontrolle über Urlaub, Krankheit, Resturlaub und Abwesenheitsgründe im eigenen Haus. Das spart nicht nur laufende Cloud-Kosten, sondern reduziert oft auch Rückfragen aus Datenschutz, IT und Compliance.

Ergänzend hilfreich sind die Seiten Urlaubsplaner ohne Cloud, absence.io Alternative, Urlaubsverwaltung für KMU und die FAQ DSGVO und Urlaubsverwaltung.

Urlaubsverwaltung DSGVO-konform lokal betreiben: was wirklich zählt

Für die datenschutzrechtliche Bewertung ist nicht entscheidend, ob eine Software gekauft oder gemietet wird, sondern wer die Daten verarbeitet. Verarbeitet ein externer Dienstleister die Personaldaten in Ihrem Auftrag, brauchen Sie nach Art. 28 DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Bleiben die Daten auf Ihren eigenen Geräten, entfällt diese Vertragspflicht für die Software – Ihre übrigen Pflichten bleiben davon unberührt.

Das gilt unabhängig vom Hersteller: Eine lokal installierte Kaufsoftware, eine selbst gehostete Open-Source-Anwendung und eine On-Premise-Lizenz eines Cloud-Anbieters stehen datenschutzrechtlich an derselben Stelle. Umgekehrt ändert auch ein deutscher Serverstandort nichts daran, dass ein Cloud-Dienst eine Auftragsverarbeitung ist.

Diese Pflichten bleiben in jedem Fall bei Ihnen als verantwortlicher Stelle:

• Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO
• technische und organisatorische Maßnahmen: Zugriffsschutz, Berechtigungen, Datensicherung
• Löschfristen und Aufbewahrung für Abwesenheits- und Krankheitsdaten
• Information der Beschäftigten und Beteiligung der Mitbestimmung, wo vorhanden

Wenn Sie konkret abwägen, welches Betriebsmodell zu Ihrer Datenschutzlage passt, helfen der Timebutler-Vergleich (On-Premise-Lizenz gegen Cloud) und der Open-Source-Vergleich (selbst hosten gegen lokal installieren). Diese Seite ist eine Einordnung, keine Rechtsberatung.

Fazit

Wenn Sie eine DSGVO-freundliche Urlaubsverwaltung ohne AVV-Aufwand mit Cloud-Anbietern suchen, ist lokal installierte Software ein sehr pragmatischer Weg. Der SL-Urlaubsplaner verbindet genau das mit einfacher Bedienung, geringeren Folgekosten und einem klaren Zuschnitt für kleine und mittlere Unternehmen.