SL-Urlaubsplaner vs. Urlaubsverwaltung (Open Source)

Urlaubsverwaltung: quelloffen, aber betriebsintensiv

Die Urlaubsverwaltung ist ein quelloffenes Projekt der Focus Shift Software GmbH aus Karlsruhe. Der Quellcode steht auf GitHub unter der Apache-2.0-Lizenz zur Verfügung. Funktional deckt sie Urlaubsanträge mit Genehmigungsprozess, Krankmeldungen, Überstunden und ein Rollenmodell mit sechs Berechtigungsstufen ab. Die Software ist kostenlos – der Betrieb ist es nicht: Sie brauchen laut Projektdokumentation eine Java-Laufzeitumgebung (JDK 25), eine PostgreSQL-Datenbank (Version 18), einen E-Mail-Server und einen Security-Provider für die Anmeldung. Updates, Sicherheitspatches und Datensicherung liegen bei Ihnen. Der Anbieter selbst formuliert das offen: „Du willst dich um Setup, Backup & Updates selbst kümmern?“

Der direkte Vergleich

Alle Angaben zu Urlaubsverwaltung (Open Source) stammen von den unten genannten Anbieterseiten, abgerufen am 12.09.2026.

Kosten über fünf Jahre: 10, 20 und 50 Mitarbeitende

Ein Monatspreis sagt wenig, solange die Betriebsmodelle unterschiedlich sind. Die folgende Rechnung stellt beide Seiten über fünf Jahre gegenüber. Die Annahmen stehen offen unter der Tabelle – rechnen Sie sie gerne nach.

Die Annahmen hinter der Rechnung

• Urlaubsverwaltung: Cloud: 2,00 € je aktivem Nutzer und Monat über 60 Monate, Mindestabnahme fünf Nutzer. Bei einem Jahresvertrag gewährt der Anbieter 10 Prozent Rabatt, die Summen sänken damit auf 1.080 €, 2.160 € und 5.400 €. Selbst gehostet fallen keine Lizenzkosten an – dafür Server, Datenbank, Zertifikate, Sicherungen und die Arbeitszeit für Updates. Diese Kosten beziffert niemand seriös pauschal, deshalb stehen sie hier bewusst nicht als Zahl. Alle Angaben netto.
• SL-Urlaubsplaner: Lizenzpreise der eigenen Preisseite: bis 2 Konten kostenlos, 20 Konten 28 € netto, 50 Konten 48 € netto. Die Lizenz gilt für das erworbene Kalenderjahr. Die Spalte „einmaliger Kauf“ unterstellt, dass Sie die gekaufte Version weiter nutzen; die Spalte „5 Lizenzjahre“ unterstellt, dass Sie jedes Jahr die aktuelle Jahresversion lizenzieren. Es gibt keine automatische Verlängerung.
• Nicht enthalten sind auf beiden Seiten Arbeitszeit für Einrichtung und Pflege sowie mögliche Preisänderungen der Anbieter.

Wann ist die Open-Source-Urlaubsverwaltung die bessere Wahl?

Es gibt gute Gründe, sich für die quelloffene Lösung zu entscheiden – und wir halten sie für valide:

• Sie haben eine IT-Abteilung oder einen Dienstleister, der ohnehin Server und Datenbanken betreut.
• Quelloffenheit ist Ihnen wichtig: Sie wollen den Code prüfen, anpassen oder forken können.
• Sie wollen sich technisch nicht an einen Hersteller binden.
• Ihre Mitarbeitenden sollen Anträge per Browser aus dem Intranet stellen, inklusive Genehmigungsworkflow und Single Sign-on über einen vorhandenen Identity-Provider.
• Sie brauchen ein feingliedriges Rollenmodell mit mehreren Genehmigungsstufen.

Wenn einer dieser Punkte auf Sie zutrifft, ist Urlaubsverwaltung (Open Source) die sinnvollere Wahl – unabhängig davon, was der Preisvergleich sagt.

Wann der SL-Urlaubsplaner besser passt

• Es gibt niemanden im Betrieb, der eine Java-Anwendung mit Datenbank dauerhaft betreuen kann.
• Die Lösung soll heute laufen, nicht nach einem Installationsprojekt.
• Sie wollen einen Ansprechpartner beim Hersteller statt eines GitHub-Issues.
• Feiertage für Deutschland, Österreich und die Schweiz sollen ab Werk stimmen.
• Planbare, sehr kleine Kosten sind Ihnen wichtiger als Quelloffenheit.

Häufige Fragen zum Vergleich mit Urlaubsverwaltung (Open Source)

Ist die Open-Source-Urlaubsverwaltung wirklich kostenlos?

Die Software ja – sie steht unter der Apache-2.0-Lizenz auf GitHub. Kostenlos ist damit die Lizenz, nicht der Betrieb. Server, Datenbank, Datensicherung, Sicherheitsupdates und die dazugehörige Arbeitszeit tragen Sie selbst.

Was kostet die gehostete Variante urlaubsverwaltung.cloud?

2,00 € netto pro aktivem Nutzer und Monat. Es gilt eine Mindestabnahme von fünf aktiven Nutzern, der monatliche Mindestpreis liegt damit bei 10,00 € netto. Zeiterfassung kostet 2,00 € je Nutzer und Monat zusätzlich, ein Jahresvertrag bringt 10 Prozent Rabatt. Es gibt eine 30-tägige kostenlose Testphase (Stand 12.09.2026).

Welche technischen Voraussetzungen hat die Selbstinstallation?

Laut Projektdokumentation eine Java-Laufzeitumgebung (JDK 25), eine PostgreSQL-Datenbank (Version 18), ein E-Mail-Server und ein Security-Provider für die Anmeldung. Für die Entwicklung wird zusätzlich Docker mit Docker Compose genannt.

Braucht der SL-Urlaubsplaner auch eine Datenbank?

Nein. Die Installation erfolgt auf einem Windows-Rechner, die Daten liegen in einer Datei, die auch auf einem gemeinsamen Netzlaufwerk liegen kann. Es gibt keine Datenbankinstallation und keinen Dienst, der dauerhaft betreut werden muss.

Gibt es für die Open-Source-Variante bezahlten Support?

Ja, der Anbieter bietet einen individuellen Supportvertrag an – genannt werden zum Beispiel Servicezeiten von Montag bis Freitag zwischen 9 und 17 Uhr, E-Mail als Kanal, maximal acht Stunden Antwortzeit, zwölf Serviceanfragen und zwölf Monate Laufzeit. Ein Preis wird dafür nicht öffentlich genannt, die Unterstützung bei der Installation rechnet der Anbieter stundenbasiert ab.

Ist Open Source automatisch datenschutzfreundlicher?

Nicht automatisch. Entscheidend ist, wo die Daten liegen und wer sie verarbeitet. Selbst gehostet bleiben die Daten bei Ihnen – das gilt aber genauso für eine lokal installierte proprietäre Software wie den SL-Urlaubsplaner. Nutzen Sie dagegen urlaubsverwaltung.cloud, liegt eine Auftragsverarbeitung vor wie bei jedem anderen Cloud-Dienst auch.

Quellen und Prüfdatum

Urlaubsverwaltung auf GitHub (Apache-2.0): https://github.com/urlaubsverwaltung/urlaubsverwaltung
Preise urlaubsverwaltung.cloud: https://urlaubsverwaltung.cloud/preis
Abgerufen am 12.09.2026. Preise und Funktionsumfänge ändern sich; maßgeblich ist immer die Anbieterseite. Preise des SL-Urlaubsplaners laut eigener Preisseite, ebenfalls Stand 12.09.2026.