Urlaubsverfall: das EuGH-Urteil C-684/16 einfach erklärt

Was hat der EuGH am 6. November 2018 entschieden?

In der Rechtssache C-684/16 ging es um nicht genommenen Jahresurlaub und dessen finanzielle Abgeltung nach dem Ende eines Arbeitsverhältnisses. Die zentrale Frage war, ob der Anspruch schon deshalb entfallen durfte, weil der Arbeitnehmer den Urlaub nicht rechtzeitig beantragt hatte. Der Gerichtshof verneinte einen solchen automatischen Verlust. Maßgeblich ist vielmehr, ob der Arbeitgeber die Urlaubsnahme tatsächlich ermöglicht hat.

Die Entscheidung schützt die freie Entscheidung über Erholung. Beschäftigte sollen wissen, welcher Urlaub ihnen zusteht, wie sie ihn nehmen können und welche Folgen eine bewusste Nichtinanspruchnahme haben kann. Erst wenn diese Voraussetzungen vorliegen, lässt sich aus einem unterbliebenen Antrag auf einen freiwilligen Verzicht auf die tatsächliche Nutzung schließen. Schweigen allein liefert diese Information nicht. Die Entscheidung C-684/16 erläutert das insbesondere in den Randnummern 43 bis 47.

Der Arbeitgeber muss Urlaub ermöglichen, aber nicht erzwingen

Aus dem Urteil folgt kein allgemeiner Zwang, Beschäftigte gegen ihren Willen in Urlaub zu schicken. Der Arbeitgeber muss sie zur Inanspruchnahme anhalten und so informieren, dass eine bewusste Entscheidung möglich ist. Kann er belegen, dass eine Person ihren Urlaub trotz dieser Möglichkeit aus freien Stücken und in Kenntnis der Folgen nicht genommen hat, ist ein Verlust nach den maßgeblichen Fristen grundsätzlich möglich.

Wie passt das zu § 7 Bundesurlaubsgesetz?

§ 7 Abs. 3 BUrlG ordnet Urlaub grundsätzlich dem laufenden Kalenderjahr zu. Eine Übertragung auf das Folgejahr setzt nach dem Gesetz dringende betriebliche oder persönliche Gründe voraus. Für den gewöhnlichen Übertragungsfall nennt das Gesetz die ersten drei Monate des folgenden Jahres. Diese Regeln bestehen weiter, werden aber unter Berücksichtigung der unionsrechtlichen Anforderungen angewendet.

Das Bundesarbeitsgericht hat die Mitwirkungsanforderungen unter anderem im Urteil vom 19. Februar 2019, 9 AZR 541/15, konkretisiert. Für den gewöhnlichen gesetzlichen Urlaubsanspruch genügt es deshalb nicht, am 31. Dezember lediglich auf den Gesetzestext zu verweisen. Zu prüfen ist vorher, ob ein konkreter Hinweis erfolgt ist und der Urlaub noch realistisch genommen werden konnte. Die praktische Umsetzung behandelt der Ratgeber zur Hinweispflicht des Arbeitgebers.

Fehlt die erforderliche Mitwirkung, bleibt nicht verfallener Urlaub grundsätzlich neben dem neuen Jahresurlaub bestehen. Das ist von einem regulären Übertrag wegen besonderer Gründe zu unterscheiden. Wer beide Fälle unter derselben Märzfrist verbucht, kann eine falsche Löschung auslösen. Der Artikel zum Resturlaubsübertrag erläutert diese Abgrenzung ausführlicher.

Welche Fragen entscheiden über einen möglichen Verfall?

Beginnen Sie mit dem Anspruch selbst: Aus welchem Jahr stammt er, wie wurde sein Umfang berechnet und welcher Teil wurde bereits genommen? Eine bloße Gesamtsumme über mehrere Jahre verdeckt unterschiedliche Sachverhalte. Bewahren Sie deshalb die Zuordnung zum Urlaubsjahr und die Grundlage jeder Änderung auf. Auch ein später korrigierter Kontostand sollte erklärbar bleiben.

Im nächsten Schritt geht es um die Kommunikation. Wurde die Person konkret aufgefordert, ihren Urlaub zu nehmen? Enthielt die Mitteilung eine verständliche Information über den drohenden Verfall und den dafür maßgeblichen Zeitpunkt? Kam sie früh genug an? Ein allgemeiner Absatz im Handbuch beantwortet diese Fragen nicht zuverlässig. Nach dem BAG genügt eine abstrakte Regel in der Regel nicht für die erforderliche individuelle Unterrichtung.

Schließlich ist die tatsächliche Möglichkeit zu betrachten. Ein Hinweis ist wenig aussagekräftig, wenn gleichzeitig jedes Urlaubsgesuch ohne tragfähigen Grund abgewiesen wird. Die Mitteilung und die betriebliche Praxis müssen zusammenpassen. Für die Voraussetzungen, auf die er den Verfall stützt, trägt der Arbeitgeber die Darlegungs- und gegebenenfalls Beweislast. Ein technisch erstellter Datensatz ersetzt nicht die Prüfung des tatsächlichen Ablaufs.

Zwei fiktive Beispiele für den Jahreswechsel

Beispiel: nur ein allgemeiner Aushang

In einem erfundenen Betrieb hängt das ganze Jahr ein Schild mit dem Satz „Urlaub bis Jahresende nehmen“. Eine Beschäftigte hat noch fünf gesetzliche Urlaubstage. Eine persönliche Mitteilung zum konkreten Anspruch fehlt. Am Jahreswechsel setzt die Verwaltung den Stand auf null. Die Zahl fünf ist lediglich eine Beispielannahme. Aus dem Aushang und dem ausgebliebenen Antrag allein lässt sich der Verfall dieser Tage nicht ableiten.

Praktisch wäre zunächst zu klären, welche weiteren Informationen die Beschäftigte tatsächlich erhalten hat. Falls keine ausreichende Mitwirkung vorlag, kann der Anspruch fortbestehen. Die Verwaltung sollte das frühere Guthaben nachvollziehen und den Sachverhalt prüfen, statt die technische Löschung als endgültige Entscheidung zu behandeln.

Beispiel: konkrete Information und nutzbarer Zeitraum

In einem zweiten fiktiven Fall bekommt ein Mitarbeiter rechtzeitig eine zutreffende individuelle Übersicht, eine ausdrückliche Aufforderung zur Urlaubsnahme und eine klare Erläuterung des drohenden Verfalls. Urlaub wäre tatsächlich möglich; ein Übertragungsgrund liegt nach der Beispielannahme nicht vor. Entscheidet er sich dennoch bewusst gegen die Urlaubsnahme, kann der gesetzliche Anspruch am Jahresende erlöschen. Entscheidend sind die belegbaren Umstände, nicht die Bezeichnung der Nachricht als „rechtssicher“.

Verfall, Verjährung und Abgeltung auseinanderhalten

Verfall betrifft den Untergang eines Urlaubsanspruchs nach den urlaubsrechtlichen Regeln. Verjährung ist eine andere Frage. Das BAG hat mit Urteil vom 20. Dezember 2022, 9 AZR 266/20, entschieden, dass die regelmäßige Verjährungsfrist des gesetzlichen Urlaubsanspruchs bei unionsrechtskonformer Auslegung grundsätzlich erst mit dem Schluss des Jahres beginnt, in dem der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheiten erfüllt hat. Die Aussage „älter als drei Jahre, also erledigt“ reicht deshalb nicht.

Endet das Arbeitsverhältnis, kann für noch bestehenden Urlaub ein Geldanspruch nach § 7 Abs. 4 BUrlG entstehen, wenn der Urlaub wegen der Beendigung nicht mehr gewährt werden kann. Dieser Abgeltungsanspruch ist gesondert zu prüfen. Übertragen Sie die Regeln zum bestehenden Freistellungsanspruch nicht ungeprüft auf die spätere Geldforderung. Bei einem konkreten Zahlungsstreit sollten mögliche Fristen zeitnah fachkundig geklärt werden.

Wo liegen die Grenzen der Grundregel?

Langandauernde Arbeitsunfähigkeit verlangt eine eigene Betrachtung. Insbesondere sind durchgehend erkrankte Beschäftigte von Personen zu unterscheiden, die im betreffenden Urlaubsjahr vor der Erkrankung noch gearbeitet haben. Die 15-Monats-Regel bei Langzeiterkrankung ist daher weder eine allgemeine Verlängerung für alle noch eine automatische Löschregel für jedes Krankheitsjahr.

Auch zusätzlicher Urlaub aus Vertrag oder Tarifregelung kann eigene Fragen aufwerfen. Ein abweichendes Verfallsregime für Mehrurlaub folgt nicht schon aus einer höheren Tageszahl. Maßgeblich sind die konkreten Regelungen und ihre wirksame Abgrenzung vom gesetzlichen Urlaub. Grundlagen dazu finden Sie im Ratgeber zu Tarifvertrag und Urlaub.

Für die Organisation empfiehlt sich ein nachvollziehbarer Stand aus Anspruch, genommenem Urlaub und offenen Prüfpunkten. Wer den SL-Urlaubsplaner für seine Urlaubsübersicht verwendet, sollte rechtlich ungeklärte Resttage vor einer Anpassung des Kontos klären. Der Resturlaub-Rechner kann bei der rechnerischen Übersicht helfen; eine Berechnung entscheidet jedoch nicht, ob ein Hinweis ausreichend war.